Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Mike Bertram (mibexx)
Alexanderstraße 8
51379 Leverkusen, Deutschland
E-Mail: billing@mibexx.de
Telefon: 0176-72955557

2. Zweck der Anwendung

MBX Accounting ist eine selbst gehostete Buchhaltungsanwendung für den internen Gebrauch des Verantwortlichen (Freelancer/Einzelunternehmer). Sie dient der Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Ausgabenverwaltung, Zahlungszuordnung sowie der Erstellung von Steuer- und Jahresabschluss-Auswertungen.

3. Verarbeitete Daten

• Kontodaten der Anwendung: E-Mail-Adresse und Passwort-Hash des angemeldeten Nutzers, ggf. TOTP-/MFA-Daten.
• Geschäftsdaten: Stammdaten von Kunden und Projekten, Zeiteinträge, Leistungen, Ausgaben inkl. hochgeladener Belege, Rechnungen und Zahlungseingänge.
• Bankumsätze (optional, siehe Ziffer 5): Buchungsdatum, Betrag, Verwendungszweck, Name/IBAN der Gegenpartei — ausschließlich von einem oder mehreren vom Nutzer selbst verknüpften Bankkonten.
• Technische Daten: Server-Zugriffsprotokolle (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL) zur Absicherung des Betriebs.

4. Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen bei Kunden- und Rechnungsdaten), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten, insb. §§ 147 AO, 257 HGB, GoBD) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb).

5. Bankanbindung über Enable Banking

Optional kann der Nutzer ein eigenes Bankkonto mit der Anwendung verbinden, um Zahlungseingänge automatisch zu erkennen. Die Anbindung erfolgt über den nach PSD2 zugelassenen Kontoinformationsdienst Enable Banking Oy, Keilaniemi, Espoo, Finnland — beaufsichtigt durch die finnische Finanzaufsicht (FIN-FSA), tätig in Deutschland über den EU-Pass.

• Die Authentifizierung findet ausschließlich auf der Website der Bank statt. Zugangsdaten (PIN/Passwort) werden weder an Enable Banking noch an diese Anwendung übermittelt.
• Die Bank erteilt eine lesende, zeitlich befristete und jederzeit widerrufbare Zustimmung (SCA-Consent, i. d. R. max. 180 Tage). Ein Widerruf ist im Online-Banking der Bank jederzeit möglich.
• Enable Banking verarbeitet die abgerufenen Umsatzdaten als Auftragsverarbeiter und leitet sie an diese Anwendung weiter. Es werden nur Konten abgerufen, die der Nutzer ausdrücklich verknüpft hat.
• Innerhalb der Anwendung werden die Umsätze in der eigenen Datenbank gespeichert, um sie offenen Rechnungen zuzuordnen und Zahlungseingänge zu buchen.
• Datenschutzhinweise von Enable Banking: enablebanking.com/privacy-policy

6. KI-gestützte Verarbeitung

Zur Belegerkennung und zur Zuordnung von Kontoauszügen/Zahlungen kann der Text bzw. das Bild eines Belegs oder Auszugs an das Sprachmodell-API OpenRouter (OpenRouter, Inc., USA) übermittelt werden. Diese Funktion ist optional und kann in den Einstellungen deaktiviert werden. Es werden keine Zugangsdaten übermittelt. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln.

7. Hosting

Die Anwendung und die Datenbank werden auf einem vom Verantwortlichen betriebenen Kubernetes-Cluster in Deutschland gehostet. Es kommen keine externen Analyse-, Tracking- oder Werbedienste zum Einsatz.

8. Speicherdauer

Buchhaltungsrelevante Daten (Rechnungen, Belege, Zahlungen, Zeiteinträge) werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren gespeichert. Bankumsätze werden gelöscht, sobald sie für die Zahlungszuordnung nicht mehr benötigt werden. Zugriffsprotokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

9. Empfänger

Eine Weitergabe erfolgt nur an: Enable Banking Oy (nur bei aktiver Bankanbindung), OpenRouter, Inc. (nur bei aktiven KI-Funktionen), den Steuerberater bzw. das Finanzamt im Rahmen gesetzlicher Pflichten, sowie Rechnungsempfänger (Kunden) im Rahmen der Rechnungsstellung.

10. Rechte der betroffenen Personen

Es bestehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

11. Kontakt

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an billing@mibexx.de.